Trucs et astuces pour organiser un séminaire de formation

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La formation professionnelle, le séminaire ou les journées d’études ont pour dessein d’améliorer les capacités du personnel. Ils occupent une place prépondérante dans la performance de l’entreprise. Aussi, des nombreux canaux permettant de former le personnel, le séminaire de formation se présente comme le plus prisé et le plus accessible aux entreprises. Se pose alors la question de savoir où et comment organiser un séminaire de formation, ce qui suscite la problématique de connaitre les différentes étapes de l’organisation d’un séminaire d’entreprise.

1. La planification du séminaire de formation :
La planification est l’organisation dans le temps de la réalisation d’objectifs. Si elle est effectuée en amont, il sera beaucoup plus facile, à l’issue de la réunion, de déterminer ce qui a fonctionné et ce qui a échoué. Il s’agit d’apporter une réponse aux questions suivantes : qu’est-ce qui a suscité cette rencontre ? Quel est le profit espéré de cet atelier ? Quels sont les besoins des participants ? Qu’attend-t-on à la fois des contenus, des animations et du rôle des animateurs ?

2. Les ressources pour organiser le séminaire de formation :
Une fois les raisons, les objectifs et les cibles identifiés, il est possible de faire un état des lieux des ressources nécessaires en répondant à ces nouvelles questions : combien coûtera le séminaire ? Quels types de documents seront utiles ? Quelles personnes pourraient aider à animer la réunion ?

3. La séquence :
Il convient ensuite d’élaborer le schéma du séminaire de formation à proprement parler ; ainsi, il faut établir un programme comportant les différents horaires (heure d’ouverture de la réunion, des repas, limite de travail dans la soirée, etc.), l’estimation du temps supplémentaire nécessaire au fonctionnement de la réunion, à l’attribution des salles, à la pause-café et à d’autres moments libres.

4. La révision :
Enfin, des réponses aux questions suivantes permettront de réviser tout ce qui a été préalablement fait : est-ce que le programme est adapté aux objectifs…? Si j’étais un participant, quels seraient mon sentiment et mes réflexions dans l’exécution de ce programme ? Quelle serait la meilleure approche pour cette réunion ?

5. Le lieu :
Dans quel lieu organiser un séminaire de formation ? Le thème choisi pour votre journée sera déterminant : pour une journée de détente proposée à votre équipe, choisissez un lieu en plein air, permettant d’organiser des activités multiples. Pour une journée de travail, choisissez un lieu parfaitement équipé avec un projecteur, des panneaux d’affichage et surtout des salles de sous-commission. Pour aller plus loin, lisez notre article de conseils pour choisir une salle ou un lieu de séminaire près de Paris.

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6. Les animations :
Faut-il prendre une animation ou pas ? Tout dépend de l’objectif de la réunion, mais ce serait dommage de ne pas profiter de la présence des équipes en un seul lieu pour leur offrir une animation originale qui saura les fédérer autour du projet de l’entreprise. Chaque animation a son propre objectif : rassembler l’équipe, faire passer un message, anticiper des projets à venir, s’amuser, faire plaisir, apprendre, se former, etc….. En fonction de l’objectif défini, les choix sont infinis. Définissez d’abord vos objectifs, les bons spécialistes des animations sauront ensuite vous conseiller et dans certains cas vous créer une animation sur-mesure. Découvrez ici les meilleures idées de team building.

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