Inventaire des principaux points pour organiser un séminaire

organiser un séminaire, liste des étapes d'organisation d'un séminaire

L’organisation d’un séminaire est une question de planning, d’organisation et de prévision. Voici une liste de toutes les étapes à suivre afin d’éviter les mauvaises surprises et de préparer un séminaire qui sera un succès !

En premier lieu, répertoriez vos besoins.

Avant d’entreprendre toute action de recherche du lieu de votre séminaire, vous devez définir ce dont vous avez besoin. Cela semble logique, mais il est courant que des organisateurs de séminaires s’adressent à des prestataires sans préciser le contenu de la manifestation à organiser. Bien cibler vos impératifs est indispensable pour limiter les erreurs, gagner du temps, rester dans les budgets et simplifier le travail de tous les intervenants.

Vous devez lister et comprendre le motif du séminaire. S’agit-il d’une formation, d’un lancement de produits, d’une stimulation, d’une cohésion d’équipe, etc.
S’assurer que les clients « internes » à votre entreprise ou organisation se retrouvent dans le séminaire :
– le service commanditaire du séminaire. Que ce soit votre service ou un autre (commercial, opérations), ce service est le « client » à contenter. Vos efforts dans la recherche d’un lieu de séminaire seront votre valeur ajoutée dont vous recevrez les crédits si le séminaire est un succès. Ne pas oublier que ce « client » a probablement des souhaits particuliers et il doit vous le faire savoir.
– la direction générale (via éventuellement un département dans l’entreprise : direction des ressources humaines, direction de la formation, direction de la communication…) qui a probablement défini un cadre de réalisation des séminaires de l’entreprise par un règlement interne ou des consignes annuelles (type d’hôtellerie autorisé, niveau de confort consenti pour les voyages, type de voitures de location, distances maximales d’éloignement, budget plafond…).
– le ou les animateur(s) du séminaire qui doit bien sûr communiquer ses besoins en matériel sur place et ses attentes en termes d’organisation.
– les participants au séminaire qui sont les personnes qui se joindront a vous et bénéficieront du séminaire.

Ensuite, vous devez préparer un cahier des charges avec des besoins basiques à communiquer aux fournisseurs :

– type de lieu : hôtel (catégorie, chaîne ou indépendant, type de chambres, etc.), résidence de tourisme, village de vacances, centre de congrès, autre lieu. Cadre luxueux, convivial, bucolique, exotique…
– région : région ou distance maximale d’éloignement pour les participants au séminaire.
– budget : prix du forfait à communiquer au prestataire, par personne et par jour selon l’arrangement.
– nombre de participants
– transports : moyens d’accès des participants (si vous êtes chargé d’organiser leur déplacement), prise en charge à la gare ou à l’aéroport, etc.
– salles : besoins en salles pour réunions plénières ou sous-commissions (nombre et date d’utilisation).
– agencement des salles : disposition des salles, besoins en matériel (rétroprojecteur, paper-board, tables supplémentaires, etc.).
– animations souhaitées : activités sportives, jeux, visites, repas à l’extérieur, etc.
– besoins particuliers : chambres particulières pour certains participants (handicapés, VIP), repas festif de fin de séminaire, champagne ou fleurs dans les chambres à l’arrivée, journaux, dépôt de documents dans la salle de réunion ou dans les chambres, livraison d’objets ou de matériel pour la réunion (présentation de produits), etc.

Cette définition de vos besoins, va être un préliminaire à la recherche d’un lieu d’accueil. S’il est relativement facile de définir ce contenu – car c’est une approche plutôt rationnelle –, la chasse au site idéal se révèle plus délicate. En effet, dans cette phase il entre des éléments subjectifs, surtout si vous devez trouver un lieu de séminaire dans une région ou un endroit inconnu.

Certains critères sont très importants pour les animateurs et surtout les participants au séminaire :
– des salles adaptées : température contrôlable, bonne isolation phonique, surface de l’espace adaptée (participants pas trop serrés sans être non plus perdus dans un hall), bon éclairage…
– une restauration de qualité : cuisine de luxe, régionale, repas légers pour le déjeuner, diners de détente…
– un mobilier confortable.
– un équipement adéquat, répondant aux besoins du séminaire et un matériel qui fonctionne.
– un interlocuteur unique pour faciliter la communication entre les intervenants du séminaire.

Ensuite, vous devez chercher votre établissement.

Choisissez le en fonction de la région, des caractéristiques de l’établissement, du nombre de participants, des impératifs de distance, etc. Vous devez prendre essentiellement en compte les 4 éléments suivants dans votre recherche de lieu de séminaire, une fois que vous aurez déterminé la région ou la ville de la réunion :
– les atouts et points forts de l’établissement qui contribueront à vous rassurer, mais aussi à séduire les participants à votre séminaire.
– le rapport budget alloué / prestations proposées.
– les caractéristiques physiques de l’établissement et ses possibilités matérielles à recevoir votre groupe, en fonction de vos besoins.
– la qualité du contact avec le représentant de l’établissement, car si le courant passe entre vous et lui, votre organisation n’en sera que plus facile et vous vous trouverez plus proche de la réussite.

Une fois votre recherche finie, vous devez contacter les établissements.

Il est normal et habituel de prendre contact avec plusieurs châteaux, salles de conférences ou hôtels lorsque vous avez à effectuer une recherche de lieu de séminaire.
– établissez un premier contact téléphonique avec les lieux que vous avez sélectionnés.
– confirmez votre demande qui devra comporter les éléments suivants :
– besoins en salles de réunion (plénière, sous-commissions) ;
– dates du séminaire (horaires d’arrivée et de départ) ;
– nombre de participants ;
– votre budget par jour et par personne (montant fixe ou fourchette de prix) ;
– besoins en chambres (single, double, etc.) ;
– particularités : repas à l’extérieur, matériel spécifique, bagagiste et autres.

Bien entendu, plus vous vous y prendrez à l’avance pour questionner des prestataires de séminaires, plus vous aurez de chances de trouver de la place. Demandez à l’établissement de vous adresser une proposition de services en retour. Tout ce qui peut permettre d’élaborer un devis conforme à vos besoins doit être communiqué au prestataire.

Finalement, il vous reste à faire votre choix.

Vous devez étudier l’ensemble des éléments qui vous ont été fournis et faire votre choix parmi les différents prestataires. Puis confirmez votre réservation.

Maintenant, le plus gros est fait pour vous. Néanmoins, en fonction de l’organisation de votre entreprise, un certain nombre de points est peut-être encore à voir :
– informer les participants, l’animateur et le ou les services concerné(s) sur les choix effectués (lieu, confirmation de dates, etc.).
– le transport des participants du séminaire s’ils ne s’en chargent pas eux-mêmes.
– pour chaque participant, vous pourrez constituer un dossier dans lequel seront indiqués les dates, l’objet, le programme, le moyen de transport utilisé. Vous pourrez également joindre un plan d’accès et un descriptif de l’établissement ou mieux, un dépliant du lieu de séminaire (à demander en quantité suffisante auprès du prestataire). Ce geste est déjà un acte de bienvenue et d’accueil qui sera très favorablement ressenti. Plus vous donnerez d’informations pratiques, en dehors du programme du séminaire, plus vous trouverez des participants motivés et mobilisés.
– vérifiez que les assurances nécessaires vous couvrent. Renseignez-vous sur les modalités d’assurance pour les déplacements des participants, le séminaire et la couverture du matériel ou des produits qui pourraient être éventuellement livrés sur place.
– prévoir l’achat et/ou la fabrication des objets et gadgets à remettre aux participants à l’occasion du séminaire pour valoriser l’événement.
– organisez l’envoi de matériel ou de produits sur le lieu du séminaire (quantités, transporteur, emballage).
 

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1 Comment

  1. Francis Chobaux 27 février 2015 Reply

    Puis-je organiser un séminaire en Juin prochain? Nous serons un groupe de travail de 40 personnes et souhaitons une salle de réunion, un déjeuner, et des jus/gateaux pour l’ensemble de la journée. SVP contactez moi par email.

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