Quelles étapes planifier pour le bon déroulement de votre séminaire d’entreprise ?

étapes déroulement séminaire d'entreprise, menu de séminaire

Organiser un séminaire ou un séminaire au vert passe par des étapes incontournables, autant en amont que le Jour J.

Un cahier des charges précis et réaliste

  • Définissez un cahier des charges réaliste, d’abord sur le fond : objectifs de la journée, public ciblé et messages (partager les informations, motiver, renforcer la cohésion, instiller un esprit corporate, améliorer le travail collaboratif, la performance collective…).
  • Appuyez-vous sur les expériences, réussites et remarques liées aux séminaires d’entreprise précédents, réussis ou non : réunion particulièrement productive, qualité du lieu choisi, bien-être des participants, ambiance chaleureuse, résultats performants…
  • Définissez vos critères : date (après coordination des agendas professionnels), nombre de participants, budget, objectif et esprit de la journée, activités souhaitées, type de lieu envisagé.
  • Pensez aux détails avant de confirmer le choix du lieu ou des prestataires : all-inclusive, régimes spéciaux, qualité du repas et des pauses, flexibilité horaire, confort des participants, accessibilité…
  • Dans l’élaboration du programme de la journée, n’oubliez pas d’intégrer des pauses et moments de détente généreux, destinés à renforcer les liens professionnels. Le bon déroulement de votre séminaire de travail dépend aussi de ces moments plus informels.

Soignez le choix de la restauration

Les pauses et repas sont des moments d’échange et de détente privilégiés qui prolongent la réunion par des rapports moins généraux et plus personnels entre les participants. Faites donc le choix d’une restauration de qualité, faite maison, à la fois savoureuse et réconfortante, pour accompagner ces moments. Il est utile de prévoir un apéritif qui permet à chacun de rejoindre le groupe et d’y trouver sa place, de fêter ensemble les réussites communes et personnelles et d’entamer les conversations plus personnelles. Le menu de séminaire aura gagné à être soigneusement choisi en amont pour favoriser un repas vraiment convivial. Les régimes spéciaux ont leur place dans ce choix et il ne faut pas hésiter à clarifier bien en avance les attentes de tous les participants.

Choisir une animation team-building adaptée

Peut-être souhaiterez-vous compléter votre réunion de travail par un temps d’animation, pensez donc aux détails suivants :

  • Déterminez avec précision le public concerné par l’animation : Mixité ? Âge moyen ? Goûts généraux ? Cela vous permettra d’affiner votre recherche sur un type d’animation en particulier : plutôt sportif, créatif, intellectuel…
  • Connectez également votre recherche avec les enjeux de votre séminaire : cohésion d’équipe, détente, flexibilité, diverses problématiques liées au management, à la performance commerciale…
  • Précisez le timing imparti pour ce temps d’animation, 1h30, 2h, 3h…
  • Gardez en tête que la partie animation est un poste budgétaire plutôt élevé au sein du devis global, avec une fourchette de prix étendue, fonctionnant souvent par tranches (nombre de participants) : il sera parfois plus intéressant de constituer un groupe plus conséquent pour amortir ce poste-là.

Une journée de travail conviviale

    • Communiquez autour de l’événement : invitez les participants, le séminaire doit pouvoir être perçu comme un moment de rencontre convivial, il en portera d’autant plus de fruits. Présentez l’événement, même obligatoire, avec des arguments attrayants.
    • Organisez le travail pour terminer la journée à des horaires raisonnables, en ayant prévu des temps de discussion suffisamment généreux.
    • N’oubliez jamais de débriefer suite au séminaire d’entreprise, tant sur les points relevés durant la journée que les effets constatés à sa suite : Atteinte des objectifs, impressions des participants, effets sur l’ambiance générale, appréciations sur la qualité des prestations… Vous aurez ainsi tous les outils pour améliorer l’organisation et le déroulement de vos prochains séminaires.

Envie de venir chez nous ?

 

Vous cherchez un lieu unique pour organiser une animation de soirée ou un séminaire ?
Contactez nous !

Demander un devis