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Comment conduire une réunion de travail efficace ?

Les réunions de travail sont bien souvent vécues comme des fardeaux professionnels : ordres du jour inexistants, temps de parole non respectés, fréquences trop soutenues, tous ces symptômes témoignent d’une crise de « réunionite » aigüe.

 

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Comment remédier à ces dysfonctionnements et rendre aux réunions de travail toute leur utilité ? Organiser une réunion de travail efficace nécessite une certaine préparation en amont et d’appréhender sa conduite comme un exercice sérieux. Préparer et animer une réunion d’équipe ne consiste pas, en effet, à se contenter d’inviter quelques collaborateurs ou collègues pour discuter autour d’une table… Nous vous présentons ici un ensemble de bonnes pratiques pour transformer votre réunion de travail en réunion productive.

Définir le cadre

En précisant à l’avance le lieu, l’heure et la durée de la réunion, l’ordre du jour détaillé de la réunion, les objectifs à atteindre à l’issue de celle-ci ainsi que la liste des participants.

Choisir le bon endroit

La salle où se tient la réunion interfère sur la qualité des échanges. Si vous avez le choix, prenez en considération la taille, le confort, l’accessibilité, l’acoustique de la pièce ainsi que ses équipements. Vous prendrez également soin de vérifier au préalable le fonctionnement des supports de présentation (paper board, feutres, rétroprojecteur). Dans le cas d’un atelier de travail qui s’étend sur une demi-journée ou une journée, vous n’oublierez pas de prévoir des pauses accompagnées de collations.

Commencer et finir à temps

Soyez ponctuel dans le démarrage de votre réunion. Débuter une réunion avec du retard autorise les participants à arriver en retard et démontre un manque de respect pour ceux qui sont ponctuels. Terminer un atelier de travail à temps témoigne à l’inverse du respect du temps des participants. N’oubliez pas que les participants ont également des engagements hors de la réunion, qu’ils s’agissait de projets professionnels ou personnels, la ponctualité est qualité nécessaire.

Présenter les participants

L’objectif est ici de mettre à l’aise les participants dès leur arrivée. Après avoir été accueilli personnellement par l’animateur de la réunion, un rapide tour de table doit permettre à chacun d’entre eux de se présenter, surtout dans le cas où certains ne se connaissent pas. C’est un gage de meilleure concentration et donc d’efficacité dans le déroulé de la réunion dans la mesure où les participants passeront moins de temps à essayer de mettre un nom et une fonction sur leurs collègues.

Assurer un échange équilibré

L’animateur de la réunion est présent pour faciliter les interactions entre les personnes, favoriser la participation de chacun, équilibrer le temps de parole, réfréner les plus bavards, recueillir le point de vue de l’ensemble des présents.

En tant que gardien du temps ou « time keeper », son rôle consiste aussi à recentrer les discussions en cas de débordement.

Pour s’assurer que chacun a bien compris, il lui faut reformuler régulièrement les propos pour relancer les discussions et pratiquer des synthèses intermédiaires.

Savoir conclure

Une bonne réunion, on ne le répètera jamais assez, est une réunion qui se termine à l’heure. Une fois le temps écoulé, il est temps de conclure. Une bonne conclusion intervient en deux temps:

  • à la fin de la réunion, un débriefing résume les points clés et précise la suite à donner en terme de responsabilité et d’action ;
  • après la réunion, un compte rendu est diffusé et un questionnaire d’évaluation est envoyé pour recueillir le feed back des participants.

 

Si vous respectez ces quelques conseils indispensables, conduire une réunion de travail efficace n’aura plus aucun secret pour vous. Vous ne considérerez plus dès lors cela comme une corvée et vos collègues vous en seront les premiers reconnaissants. Au Château de Janvry, nos équipes se tiennent à votre disposition pour accueillir votre réunion de travail dans le cadre d’un séminaire au vert chaleureux, propice à la réflexion, à l’échange d’idées et au brainstorming.