Bien choisir son forfait de journée d’étude
Si certains lieux proposent des offres clefs en main pour votre journée d’étude, vous devrez parfois solliciter tous les prestataires un à un pour organiser l’événement. Les prestataires de journée d’étude sont multiples en Ile-de-France et faire son choix n’est pas toujours aisé. Nous avons répertorié les principaux points à prendre en compte pour que votre journée se passe le mieux possible !
Entre formules all inclusive et options à la carte, nous vous présentons ici quelques critères pour vous guider dans le choix du forfait de journée d’étude qui correspond le mieux à votre objectif.
Le budget
Premier élément à prendre en compte, le budget alloué à cette journée d’étude. C’est son montant qui va déterminer tout le reste : durée, lieu, qualité des repas, activités annexes (animations de team building, soirée de gala). Attention lorsque vous dressez le budget, soyez réalistes et pensez bien à tous ce que cela va englober !
La durée
La durée de la journée d’étude (demi-journée, journée, deux jours ou plus avec ou sans nuitée) aura une incidence sur le choix du lieu : à proximité du lieu de travail ou au contraire dans un lieu en rupture avec le quotidien des salariés. Elle aura également un impact sur le nombre de repas à prévoir (déjeuner et / ou dîner) et la recherche ou non d’une solution d’hébergement (sur place, dans un hôtel mitoyen).
Il faut d’ailleurs penser à prévoir la date à l’avance, surtout si vous comptez loger sur place afin de laisser le temps à votre équipe de s’organiser notamment les personnes ayant de jeunes enfants.
La capacité d’accueil
Suivant que vous ayez besoin d’une salle de réunion d’une capacité de 20, 100 ou 200 personnes, l’équipement nécessaire ne sera pas le même et tous les lieux ne seront pas en mesure de vous offrir la prestation demandée. Une salle trop spacieuse peut s’avérer tout aussi désagréable qu’un espace confiné. L’agencement et la luminosité de la salle (lumière naturelle) sont aussi à prendre à compte pour créer une ambiance de travail conviviale et constructive. Cet agencement sera bien entendu lié au type de journée que vous souhaitez passer et aux différents objectifs que vous vous serez fixé.
Le lieu de séminaire
A partir de ces différents éléments (budget, durée, nombre de participants), on peut faire une première sélection du lieu d’accueil de la journée d’étude. Le choix du lieu dépend aussi de l’esprit que l’on souhaite donner à cette journée : s’oriente-t-on vers une journée en ville (city break) ou au contraire vers un séminaire au vert, en pleine nature (journée dans un château ou dans une maison de caractère) ? Vous trouverez en région parisienne une grande diversité de lieux de séminaire pouvant correspondre à vos attentes.
L’équipement de la salle de réunion
Veillez à ce que la location de la salle de réunion comprenne le matériel technique nécessaire au bon déroulement de votre journée sans que vous ayez besoin de les apporter : connexion wifi, paper board, chevalet, écran, vidéoprojecteur, stylos, bloc note. La plupart des formules de journée d’étude comprennent ces éléments de base mais il arrive que certains prestataires les proposent en option.
Les prestations associées (café d’accueil, pauses café du matin et de l’après-midi ou à discrétion) font également partie des services de base des formules all inclusive (avec néanmoins des options concernant la variété et la quantité des produits proposés : mini-viennoiseries, petits fours, confiseries, pâtisseries, jus de fruit…).
Les repas
Le nombre et la qualité des repas (buffet, cocktail, servi à table, gastronomique) sont un élément important et à ne pas négliger dans le choix de votre formule de journée d’étude. Généralement, les prestataires d’offres de séminaires proposent plusieurs choix de menus. Ceux-ci ont une répercussion sur le budget global de l’événement.
Ils doivent être choisis avec précaution pour satisfaire vos collaborateurs. Pensez bien à faire passer un document à l’avance sur lequel les participants pourront indiquer leurs régimes et allergies afin de prévenir le lieu de réception en amont.
Selon le menu choisi et le type de repas (cocktail, barbecue, repas à table,…) soyez bien cohérent avec le temps que vous allez consacrer au repas. Prenez bien en compte qu’après le repas, il faut également penser à réserver un temps pour les cafés, thés ou digestifs.
Les animations
Dans toute journée d’étude, vous devez consacrer quelques moments à la détente. Cela peut s’organiser de façon informelle autour de goûters et cafés. Vous pouvez également organiser une animation lors des repas ou du cocktail pour développer le dialogue et que tout le monde rigole ensemble !
Si vous disposez de plus de temps, vous pouvez organiser une activité de team building. Il existe de nombreux types activités de team building pour animer votre journée d’étude ! Selon le profil des participants, optez pour un team building sportif ou bien un team building nature et cohésion. Les possibilités sont multiples !
L’hébergement
En cas de séminaire résidentiel, il s’agit de vous renseigner si le lieu choisi peut vous accueillir pour la nuit. Attention, si en journée, votre lieu de séminaire peut accueillir une centaine de personnes, il n’en est pas forcément de même pour les solutions de couchage. Peut-être faut-il alors prévoir la réservation de chambre d’hôtels dans les environs. Si votre journée d’étude se déroule à proximité du siège de votre entreprise, vos collaborateurs peuvent également préférer rentrer chez eux.
La plupart du temps les forfaits ou formules all inclusive de journées d’étude sont avantageux, ils permettent en outre aux entreprises de ne pas se soucier de l’intendance de leur journée d’étude et de se concentrer sur le contenu théorique de la journée. Par ailleurs, les lieux de séminaire proposent plusieurs gammes de prestations permettant d’enrichir ces journées d’activités et de services annexes.
Ce guide en poche, vous êtes fin prêt pour préparer votre propre journée d’étude afin quelle corresponde au mieux à vos attentes. Pour chaque élément de nombreuses possibilités s’offrent à vous donc parlez-en avec votre équipe pour passer un bon moment tous ensemble.