Bien choisir son forfait de journée d’étude

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Les prestataires de journée d’étude sont multiples en Ile-de-France. Faire son choix n’est pas toujours aisé. Entre formules all inclusive et options à la carte, nous vous présentons ici quelques critères pour vous guider dans le choix du forfait de journée d’étude qui correspond le mieux à votre objectif.

Le budget

Premier élément à prendre en compte, le budget alloué à cette journée d’étude. C’est son montant qui va déterminer tout le reste : durée, lieu, qualité des repas, activités annexes (animations de team building, soirée de gala).

La durée

La durée de la journée d’étude (demi-journée, journée, deux jours ou plus avec ou sans nuitée) aura une incidence sur le choix du lieu : à proximité du lieu de travail ou au contraire dans un lieu en rupture avec le quotidien des salariés. Elle aura également un impact sur le nombre de repas à prévoir (déjeuner et / ou dîner) et la recherche ou non d’une solution d’hébergement (sur place, dans un hôtel mitoyen).

La capacité d’accueil

Suivant que vous ayez besoin d’une salle de réunion d’une capacité de 20, 100 ou 200 personnes, l’équipement nécessaire ne sera pas le même et tous les lieux ne seront pas en mesure de vous offrir la prestation demandée. Une salle trop spacieuse peut s’avérer tout aussi désagréable qu’un espace confiné. L’agencement et la luminosité de la salle (lumière naturelle) sont aussi à prendre à compte pour créer une ambiance de travail conviviale et constructive.

Le lieu de séminaire

A partir de ces différents éléments (budget, durée, nombre de participants), on peut faire une première sélection du lieu d’accueil de la journée d’étude. Le choix du lieu dépend aussi de l’esprit que l’on souhaite donner à cette journée : s’oriente-t-on vers une journée en ville (city break) ou au contraire vers un séminaire au vert, en pleine nature (journée dans un château ou dans une maison de caractère) ? Vous trouverez en région parisienne une grande diversité de lieux de séminaire pouvant correspondre à vos attentes.

L’équipement de la salle de réunion

Veillez à ce que la location de la salle de réunion comprenne le matériel technique nécessaire au bon déroulement de votre journée sans que vous ayez besoin de les apporter : connexion wifi, paper board, chevalet, écran, vidéoprojecteur, stylos, bloc note. La plupart des formules de journée d’étude comprennent ces éléments de base mais il arrive que certains prestataires les proposent en option.

Les prestations associées (café d’accueil, pauses café du matin et de l’après-midi ou à discrétion) font également partie des services de base des formules all inclusive (avec néanmoins des options concernant la variété et la quantité des produits proposés : mini-viennoiseries, petits fours, confiseries, pâtisseries, jus de fruit…).

Les repas

Le nombre et la qualité des repas (buffet, cocktail, servi à table, gastronomique) sont un élément important et à ne pas négliger dans le choix de votre formule de journée d’étude. Généralement, les prestataires d’offres de séminaire proposent plusieurs choix de menus. Ceux-ci ont une répercussion sur le budget global de l’événement.

Les animations

Votre journée d’étude peut se doubler d’une journée détente. En fonction du temps consacré aux ateliers de travail de votre séminaire, vous pourrez y ajouter des animations de team building qui permettront à vos collaborateurs de faire plus ample connaissance et de créer des liens entre eux. Généralement ces activités sont proposées en option aux forfaits classiques de journées d’étude.

L’hébergement

En cas de séminaire résidentiel, il s’agit de vous renseigner si le lieu choisi peut vous accueillir pour la nuit. Attention, si en journée, votre lieu de séminaire peut accueillir une centaine de personnes, il n’en est pas forcément de même pour les solutions de couchage. Peut-être faut-il alors prévoir la réservation de chambre d’hôtels dans les environs. Si votre journée d’étude se déroule à proximité du siège de votre entreprise, vos collaborateurs peuvent également préférer rentrer chez eux.

La plupart du temps les forfaits ou formules all inclusive de journées d’étude sont avantageux, ils permettent en outre aux entreprises de ne pas se soucier de l’intendance de leur journée d’étude et de se concentrer sur le contenu théorique de la journée. Par ailleurs, les lieux de séminaire proposent plusieurs gammes de prestations permettant d’enrichir ces journées d’activités et de services annexes.

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