Comment bien choisir sa salle de réception ?

Que ce soit pour un mariage, un anniversaire, un baptême, une fête de famille, un anniversaire de mariage, une cousinade, dénicher la salle de réception idéale qui abritera votre événement demande un plan d’action bien précis. Il est important de définir au préalable les critères de votre recherche : date et lieu de l’événement, budget, format de l’événement, nombre d’invités.

Quand chercher votre salle de réception ?

Le plus tôt possible. Dès que vous avez déterminé la date de votre événement, mettez-vous en quête de la salle de réception. Pour obtenir une salle correcte en haute saison (entre avril et octobre), un an est le strict minimum. Dans certaines régions très demandées (Ile-de-France, Provence, Côte d’Azur), certains lieux sont déjà réservés depuis 2 ans, c’est alors la disponibilité de la salle qui détermine la date de votre événement. Pour pallier à ce risque et vous assurer la disponibilité de la salle de réception de votre choix, vous pouvez choisir d’organiser votre événement en basse saison ou en semaine ce qui vous permettra, en outre, de faire de jolies économies.

Où chercher votre salle de réception ?

Bien évidemment dans une zone géographique que vous affectionnez ou liée à votre histoire. L’idéal étant aussi de trouver un lieu facilement accessible pour tous, relativement proche d’une gare, d’un aéroport et des hébergements qui accueilleront vos proches et vos invités. Pour un baptême ou un mariage, veillez à ce que la salle de réception ne soit pas trop éloignée du lieu de la cérémonie (église ou mairie). Si traditionnellement un mariage se tient dans la région d’origine de la mariée, on constate que de plus en plus de mariage, notamment en Ile-de-France où on se marie de plus en plus tard, sont organisés en « milieu neutre » dans la campagne aux alentours de Paris et dans les départements limitrophes (Eure). D’une manière plus générale, plus la salle de réception sera éloignée de chez vous, plus pourra être couteuse et compliquée l’organisation de votre événement.

Quel type de salle de réception ?

Si vous ne disposez pas d’une maison de famille qui puisse accueillir le format de votre événement, vous devrez vous tourner vers la location d’une salle de réception. Le choix d’une salle de réception répond à un certain nombre de critères :

  • du budget dont vous disposez : il existe une différence financière considérable entre privatiser un château et louer une salle des fêtes. Le prix de location d’une salle de réception peut aller de 1 000 à plus de 10 000 € ; elle constitue avec le traiteur le poste de dépenses le plus important du coût total d’une réception ;
  • du type d’événement que vous organisez : un simple déjeuner de baptême ou un barbecue pour une cousinade ne demande bien évidemment pas les mêmes préparatifs qu’un week-end de mariage qui se termine par un brunch le lendemain ;
  • du nombre d’invités : estimez en amont le nombre d’invités que vous envisagez de recevoir, il vous indiquera la capacité d’accueil de la salle de réception dont vous aurez besoin. Il faut compter 1m2 par personne pour un dîner assis hors piste de danse et 50 cm2 pour un buffet ;
  • du type de prestation que vous recherchez : formule clefs en main ou salle de réception libre de traiteur et nue de mobilier. La première solution a l’avantage de vous libérer des contingences d’organisation mais vous oblige à certaines concessions en matière de choix du traiteur tandis que la seconde, si elle peut vous permettre de réduire la facture globale, vous oblige en contrepartie à avoir recours à plusieurs professionnels et vous demandera davantage d’effort dans l’organisation de votre événement.

A partir de ces considérants, il existe une multitude de salles de réception possible dans lesquelles organiser votre événement. Par exemple, organiser un mariage revient à raconter une histoire : celle qui vous ressemble ou qui vous fait rêver. C’est pourquoi le choix de la salle de réception est primordial : classique, citadine, romantique, champêtre, insolite, atypique, c’est elle qui donnera le ton de votre réception. Les plus romantiques, qui aiment les contes de fées, préféreront un château, une abbaye ou un manoir. Les amoureux de la nature craqueront pour un chalet, une ferme, une auberge, une grange, un moulin ou un vignoble. Les couples urbains apprécieront  des espaces trendy comme un loft, un boutique-hôtel, un palace étoilé, un resto design ou une galerie d’art. Les fantaisistes réuniront leurs proches dans une yourte, un cirque ou un bus. Les plus économes transformeront une salle des fêtes communale, un gîte ou un gymnase.

Que doit comporter le contrat de location de votre salle de réception ?

Lorsque vous établissez le devis de la location de la salle de réception que vous avez choisi pour votre événement et avant de confirmer sa réservation, il est important d’avoir obtenu une réponse aux questions suivantes :

  • Quel est le prix de location à la journée . Et pour 3 jours ? Peut-on venir décorer les lieux la veille ?
  • Est-il possible de bénéficier d’un tarif dégressif selon certaines conditions (location en semaine ou hors-saison) ?
  • Que comprend précisément le tarif proposé ? Uniquement la location des murs ou tout le matériel de réception (chaises, tables, vaisselle, nappage, mise en place, nettoyage…) ?
  • Quelle est la capacité d’accueil de la salle pour un dîner assis et en format cocktail ?
  • Combien de temps disposez-vous de la salle ? Quel est le coût des heures supplémentaires ? Quand faut-il rendre les lieux et dans quel état ?
  • Est-ce qu’il y a des prestataires imposés par la salle de réception (traiteur, DJ, photographe, fleuriste…) ou est-il possible de faire venir ceux de son choix (avec ou sans un surcoût éventuel) ? Dans ce cas en auriez-vous à recommander ?
  • Y-a-t-il un office pour le traiteur ?
  • Est-il possible d’apporter ses propres boissons alcoolisées ? Le cas échéant, faut-il payer un droit de bouchon ?
  • Quelles sont les restrictions sonores et horaires pour la musique ?
  • Notre événement est-il le seul prévu ce jour là ou devrons-nous partager l’exclusivité des lieux ?
  • Est-il possible d’organiser une partie de l’événement en extérieur (cérémonie laïque et vin d’honneur pour un mariage) ou de faire installer une tente ? Quelles sont les solutions de repli en cas d’intempéries ?
  • Peut-on loger des invités sur place ? Quelle est la liste des hôtels, gîtes et chambres d’hôtes des environs ?
  • La salle est-elle chauffée ? Faut-il prévoir la location de chauffages d’appoint ?
  • Y-a-t-il une pièce et du personnel pour s’occuper des enfants ?
  • Est-ce qu’il y a un vestiaire  et un parking ?
  • Quelles sont les modalités de paiement ?

Maintenant que vous avez choisi la salle de réception de votre événement, vous pourrez vous lancer dans l’organisation concrète de celui-ci et de ce qui va permettre de faire ce celui-ci un événement unique et à votre image : menu, décorations, animations, playlist musicale…

Le Château de Janvry se prête à l’organisation de votre événement privé : mariage, baptême, anniversaire, fête de famille, anniversaire de mariage, cousinade, autant d’occasion pour venir profiter de nos salles de réception en Ile-de-France : salons en enfilade de 170 m2 donnant sur un parc de 12 hectares. Notre château de famille, situé à 30 minute au sud de Paris, vous sera entièrement privatisé dans une ambiance chaleureuse et en pleine nature le temps de votre événement.

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